Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Fora Systems er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, der er beskrevet i denne politik, medmindre vi behandler oplysninger på vegne af en kunde.

Fora SystemsEnkeltmandsvirksomhedCVR-nr. 45061965Højvangsvej 71, 2. tv.2600 GlostrupE-mail: contact@forasystems.dk

2. Besøg på vores hjemmeside

Når du besøger vores hjemmeside, kan vi behandle tekniske oplysninger om besøget, herunder:

• IP-adresse
• tidspunkt for besøget
• browser- og enhedstype
• besøgte sider
• tekniske hændelser og fejlmeddelelser

Formålet er at levere hjemmesiden, opretholde sikkerheden, forebygge misbrug og håndtere tekniske fejl.

Behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesse i at drive en sikker og velfungerende hjemmeside.

Oplysningerne opbevares, så længe det er nødvendigt af hensyn til drift, sikkerhed, fejlfinding og dokumentation. Opbevaringsperioden afhænger af oplysningernes karakter og formålet med behandlingen.

3. Når du kontakter os

Når du kontakter os via en kontaktformular, e-mail eller på anden måde, kan vi behandle:

• navn
• virksomhed og stilling
• e-mailadresse og telefonnummer
• CVR-nummer
• indholdet af din henvendelse
• øvrige oplysninger, du selv giver os

Formålet er at besvare og håndtere din henvendelse, herunder at aftale møder, udarbejde tilbud eller yde support.

Behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesse i at kommunikere med potentielle og eksisterende kunder.

Hvis du selv er part i en mulig aftale, kan behandlingen desuden være nødvendig for at træffe foranstaltninger på din anmodning, inden en aftale indgås.

Oplysningerne opbevares, så længe det er nødvendigt for at håndtere henvendelsen og dokumentere det efterfølgende forløb. Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser eller fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

Det er frivilligt at kontakte os. Hvis du ikke giver os de oplysninger, der er nødvendige for at behandle henvendelsen, kan vi muligvis ikke besvare den.

4. Kunde- og aftaleadministration

I forbindelse med tilbud, aftaler, abonnementer, fakturering og support kan vi behandle oplysninger om kunder og kundernes kontaktpersoner, herunder:

• navn, stilling og virksomhed
• kontaktoplysninger
• tilbuds- og aftaleoplysninger
• abonnements- og faktureringsoplysninger
• kommunikation og supporthistorik
• oplysninger om adgang til og anvendelse af vores produkter

Formålet er at indgå og administrere aftaler, levere vores produkter, kommunikere med kunden, yde support, håndtere betaling og overholde retlige forpligtelser.

Hvis du selv er part i aftalen, sker behandlingen, fordi den er nødvendig for at indgå eller opfylde aftalen.

For kontaktpersoner og medarbejdere hos en erhvervskunde sker behandlingen på grundlag af vores legitime interesse i at administrere kundeforholdet og kommunikere med kunden.

Oplysninger behandles desuden, når det er nødvendigt for at overholde vores retlige forpligtelser, herunder krav vedrørende bogføring.

Regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Andre oplysninger opbevares, så længe det er nødvendigt for kundeforholdet og efterfølgende dokumentation, herunder håndtering af eventuelle retskrav.

De nødvendige kunde-, kontakt- og faktureringsoplysninger skal gives, for at vi kan indgå og administrere aftalen. Hvis oplysningerne ikke gives, kan vi muligvis ikke etablere eller fortsætte kundeforholdet.

5. Når vores produkter anvendes

Fora Systems leverer digitale produkter til virksomheder. Når en kunde anvender vores produkter og registrerer oplysninger om sine medarbejdere, brugere, projekter eller andre personer, er kunden som udgangspunkt dataansvarlig for disse oplysninger.

Fora Systems behandler i disse tilfælde oplysningerne på vegne af kunden og efter kundens instrukser. Behandlingen reguleres af en databehandleraftale mellem Fora Systems og kunden.

Oplysningerne kan blandt andet omfatte:

• navn og arbejdsmæssige kontaktoplysninger
• virksomhed, afdeling og funktion
• brugerrolle og adgangsrettigheder
• arbejds-, vagt- og ressourceplanlægning
• bookinger og projekttilknytning
• øvrige oplysninger, som kunden vælger at registrere

Kunden bestemmer formålet med behandlingen og hvilke oplysninger, der registreres i produktet.

Hvis du ønsker indsigt, rettelse eller sletning af oplysninger, som din arbejdsgiver eller en anden kunde har registreret om dig, skal du som udgangspunkt kontakte den pågældende kunde. Fora Systems bistår kunden med at håndtere sådanne anmodninger.

Fora Systems kan være dataansvarlig for oplysninger, som behandles til vores egne formål i forbindelse med kontoadministration, adgangsstyring, systemsikkerhed, teknisk drift, support og dokumentation.

Denne behandling sker på grundlag af vores legitime interesse i at levere, administrere og beskytte vores produkter.

Oplysninger, som behandles på vegne af en kunde, opbevares og slettes i overensstemmelse med kundens instrukser og den indgåede aftale.

6. Hvor oplysningerne kommer fra

Vi kan modtage personoplysninger:

• direkte fra dig
• fra din arbejdsgiver eller den virksomhed, du er tilknyttet
• fra autoriserede administratorer og brugere hos vores kunder
• automatisk fra din browser eller enhed, når du anvender vores hjemmeside eller produkter

Når oplysninger ikke modtages direkte fra dig, vil de normalt være kontakt-, ansættelses-, bruger-, adgangs- eller planlægningsoplysninger.

7. Modtagere af personoplysninger

Vi kan overlade eller videregive personoplysninger til følgende kategorier af modtagere, når det er nødvendigt:

• leverandører af hosting, databaser og cloudinfrastruktur
• leverandører af login- og adgangsstyring
• leverandører af e-mail og kommunikation
• leverandører af teknisk drift og sikkerhed
• leverandører af regnskabs- og faktureringssystemer
• professionelle rådgivere
• offentlige myndigheder, når det følger af gældende ret

Leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, må alene behandle oplysningerne efter vores instrukser og på grundlag af en databehandleraftale.

8. Behandling uden for EU/EØS

Personoplysninger kan blive behandlet af leverandører eller underleverandører uden for EU/EØS.

Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, sker det på et gyldigt overførselsgrundlag. Det kan eksempelvis være:

• en afgørelse fra EU-Kommissionen om, at landet har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau
• EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser
• EU-U.S. Data Privacy Framework, hvor dette kan anvendes

Oplysninger om det relevante overførselsgrundlag kan fås ved henvendelse til contact@forasystems.dk.

9. Cookies og lignende teknologier

forasystems.dk anvender ikke cookies eller lignende teknologier til markedsføring, brugerprofilering eller sporing på tværs af hjemmesider.

Hjemmesiden og vores produkter kan anvende teknisk nødvendig lagring i brugerens browser for at levere funktioner, som brugeren har anmodet om, herunder login, sikkerhed og brugerindstillinger.

Hvis vi anvender teknologier, der kræver samtykke, vil de ikke blive anvendt, før det nødvendige samtykke er indhentet.

10. Dine rettigheder

Når Fora Systems er dataansvarlig, har du afhængigt af omstændighederne ret til:

• indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• rettelse af urigtige eller ufuldstændige oplysninger
• sletning af oplysninger
• begrænsning af behandlingen
• at gøre indsigelse mod behandlingen
• at modtage visse oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format

Rettighederne gælder ikke ubetinget i alle situationer. Vi kan eksempelvis være berettigede eller forpligtede til fortsat at behandle oplysninger på grund af lovgivningen eller af hensyn til et retskrav.

Anmodninger vedrørende dine rettigheder kan sendes til contact@forasystems.dk.

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesse. Så stopper vi behandlingen, medmindre vi kan påvise vægtige legitime grunde, der går forud for dine interesser, eller behandlingen er nødvendig af hensyn til et retskrav.

Vi træffer ikke afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.

Hvis Fora Systems behandler oplysninger på vegne af en kunde, skal anmodningen som udgangspunkt rettes til den pågældende kunde.

11. Klage

Du har ret til at klage over behandlingen af dine personoplysninger til Datatilsynet.

DatatilsynetCarl Jacobsens Vej 352500 Valbywww.datatilsynet.dk